TỔ CHỨC HỘI NGHỊ CHO DOANH NGHIỆP

Tổ chức hội nghị là một trong hình thức sự kiện khá quen thuộc đối với các doanh nghiệp hiện nay. Đây là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp sẽ có các giải pháp để cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ của mình. Đồng thời chương trình cũng là cơ hội để doanh nghiệp tìm kiếm cơ hội phát triển ở nhiều kênh thị trường mới, tiềm năng hơn. Trong bài viết này, VietFire cung cấp các thông tin cần thiết để doanh nghiệp có thể tổ chức thành công một buổi hội nghị.

Hội nghị là gì?

Hội nghị (Conference) là khái niệm thường dùng để chỉ một cuộc họp có tổ chức bài bản. Cuộc họp này thường có nội dung tổng kết tình hình hoạt động, bàn luận về vấn đề quan trọng của doanh nghiệp, rút kinh nghiệm từ thực tiễn và đưa ra định hướng mới trong tương lai. 

Có thể nói, hội nghị là một cuộc họp được tổ chức khá trang trọng và nghiêm túc. Đây là hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.

Một số loại hình hội nghị phổ biến đối với doanh nghiệp: 

  • Hội nghị tổng kết năm: Đây là hoạt động mà hầu hết doanh nghiệp đều thực hiện dịp cuối năm. Mục đích hội nghị là tổng kết; nhìn lại quá trình hoạt động suốt năm qua. Trên cơ sở doanh nghiệp rút kinh nghiệm và định hướng hoạt động tốt hơn năm tiếp theo.
  • Hội nghị hợp tác đầu tư và phát triển: Là hình thức hội nghị tập trung danh mục dự án đầu tư tiềm năng. Hội nghị phân tích vấn đề liên quan dự án này. Nhằm thúc đẩy hoạt động đầu tư cả trong và ngoài nước.
  • Hội nghị khách hàng: có tên gọi là hội nghị tri ân khách hàng. Đây là sự kiện các doanh nghiệp hiện thường xuyên tổ chức. Với đối tượng hướng đến là khách hàng ,đối tác.

Mục đích của việc tổ chức hội nghị

Hội nghị được tổ chức vì nhiều mục đích khác nhau, mang lại lợi ích cho các bên tham gia:

– Doanh nghiệp tổ chức: Có cơ hội củng cố uy tín với khách hàng, đối tác và quảng bá thương hiệu. Chương trình tri ân cũng là một dịp thuận tiện để doanh nghiệp thể hiện sự biết ơn của đối với những tập thể, cá nhân đã ủng hộ trong suốt thời gian qua.

– Khách hàng: Nhận được những ưu đãi, quà tặng. Khi tham dự, khách hàng sẽ cảm nhận được sự trân trọng của doanh nghiệp, nhờ đó có thêm động lực để tiếp tục hợp tác trong tương lai.

– Đối tác: Hội nghị khách hàng là cơ hội để doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn với các đối tác. Thông qua đó, các doanh nghiệp cũng thiết lập mối quan hệ ngoại giao rộng rãi, hứa hẹn hợp tác kinh doanh trong tương lai.

Tóm lại , mục đích cuối cùng của việc tổ chức hội nghị là giúp tạo ra sức cạnh tranh cho doanh nghiệp; Gặp gỡ, giao lưu với đối tác, cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền; Tăng cường mối quan hệ; Nâng cao hình ảnh và sản phẩm thương hiệu của công ty, doanh nghiệp mình.

Quy trình tổ chức hội nghị cơ bản cho doanh nghiệp

Xác định chủ đề hội nghị, hội thảo

Xác định chủ đề hội thảo rõ ràng và cụ thể sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong hội thảo một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

 

Lên kế hoạch tổ chức hội nghị

Bản kế hoạch tổ chức hội nghị bao gồm những ý chính sau:

  • Mục đích, mục tiêu cần đạt được của chương trình hội nghị

Bất cứ công việc gì muốn thành công đều cần phải có mục đích rõ ràng, hội nghị cũng vậy. Sau khi xác định được mục đích, hãy cụ thể hóa điều mà doanh nghiệp muốn đạt được: gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường hay truyền thông,… một hướng đi đúng đắn sẽ góp phần tiết kiệm chi phí và tổ chức hội nghị thành công.

  • Đối tượng khách mời mục tiêu

Đối với hội nghị, đây là yếu tố quan trọng để tạo nên sự thành công cho sự kiện. Dựa trên chủ đề đã có, hãy định vị chân dung khách hàng phù hợp dựa trên các yếu tố như: Giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích, mức thu nhập, khu vực sinh sống, tình trạng hôn nhân…

Việc làm này giúp tránh được rủi ro chọn sai đối tượng tham dự dẫn tới lãng phí thời gian, công sức và chi phí tổ chức. Bên cạnh đó, dựa trên số lượng khách hàng mục tiêu, bạn có thể đánh giá mức độ hiệu quả của sự kiện.

  • Kinh phí dự trù cho việc tổ chức 

Việc hoạch định chi phí sẽ giúp xác định đúng quy mô của sự kiện.

Nếu doanh nghiệp thuê các bên tổ chức sự kiện, họ sẽ có phần báo giá chi tiết để đo lường và cân đối.

  • Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị

Thời gian tổ chức nên được chọn vào cuối tuần. Đây là thời điểm phổ biến khách mời có thể đi dự hội nghị. Cùng với đó, ban tổ chức cũng nên lưu ý thời điểm thuận tiện cho việc di chuyển.

Để xác định được địa điểm tổ chức, bạn cần dựa trên chủ đề, quy mô và ngân sách của sự kiện cũng như số lượng khách tham dự.

Một số địa điểm thường được lựa chọn để tổ chức hội nghị là các trung tâm tiệc cưới, phòng họp trong khách sạn 3 – 4 sao, khu resort,…

 

  • Xây dựng kịch bản 

Kịch bản cho sự kiện hội nghị bao gồm kịch bản sơ lược và kịch bản chi tiết.

Kịch bản sơ lược với nội dung bao quát hết tất cả mọi sự kiện diễn ra xuyên suốt chương trình và thường được quản lý bởi người điều hành sự kiện và các bộ phận âm thanh ánh sáng để phối hợp đảm bảo các khâu diễn ra đúng kịch bản. Gồm có:

  • Các hạng mục, phần, các tiết mục trình diễn
  • Thời gian các hạng mục

 

Kịch bản chi tiết bao gồm các đầu việc cụ thể như:

  • Lên kịch bản MC
  • Công việc cho các ekip, bố trí thời gian cụ thể…

 

  • Chuẩn bị lập kế hoạch tổ chức, phân công, điều phối công việc

Lập kế hoạch tổ chức, phân công cho các thành viên để xác định đúng công việc, trách nhiệm cụ thể rõ ràng cho từng người; Kiểm tra, giám sát tiến độ thường xuyên; Phân bổ các nhóm nhân sự hợp lý.

Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị.

Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón.

Truyền thông cho sự kiện: Thông thường nên thông báo trước sự kiện từ 1-2 tuần và chạy sự kiện trên các nền tảng mãng xã hội cũng như thông báo cho khách về sự kiện qua mail, điện thoại.

In ấn tài liệu.

Phát thư mời cho khách tham dự.

 

  • Tổ chức chương trình hội nghị

Bao gồm các đầu công việc chính như đón tiếp khách mời và người tham dự; Điều phối hội thảo diễn ra theo đúng kịch bản sự kiện;…

Và khi chương trình hội nghị kết thúc, ban tổ chức tặng quà lưu niệm cho khách mời và người tham dự; dọn dẹp hội trường, tổng kết công việc.

 

VietFire là một trong số những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh với bề dày kinh nghiệm  tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn:

  • Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.
  • Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.
  • Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.
  • MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.
  • Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.
  • Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.
  • Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.
  • Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.
  • Mọi lời nói đều được thể hiện bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang lại là sự thành công trong chương trình của bạn. Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn đơn vị để tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp của mình, hãy để vietfire đem đến cho bạn những giá trị thiết thực nhất, tạo nên một buổi tiệc cuối năm thành công, đáng nhớ. Và giúp bạn có những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.