TỔ CHỨc SỰ KIỆN NOEL CHO CÔNG TY

Lễ Giáng sinh được xem là ngày lễ lớn nhất trong năm ở nhiều quốc gia châu Âu, châu Mỹ bởi người dân ở những quốc gia này chủ yếu theo đạo Thiên Chúa. Những năm gần đây, Giáng sinh trở lên phổ biến hơn ở Việt Nam và trở thành dịp vui chung của mọi người. Đường phố, trung tâm thương mại hay các toà nhà được trang hoàng rực rỡ với cây thông Noel, tuyết giả, các gói quà tượng trưng và đèn trang trí với nhiều màu sắc khác nhau.

Hãy cùng VietFire tìm hiểu về ngày lễ giáng sinh cũng như quy trình để tổ chức sự kiện giáng sinh độc đáo cho doanh nghiệp nhé!

1. Lễ Noel là gì?

Ngày lễ Giáng sinh, hay còn được gọi là lễ Thiên Chúa Giáng sinh xuất phát điểm là ngày lễ của những người theo Kitô giáo như: Công giáo, Tin lành. Các tín đồ Kitô giáo tin rằng Chúa Jesus được sinh ở Bethlehem, thuộc xứ Judea, Do Thái (Một thành phố tại Palestine). Chính vì thế, ngày giáng sinh thường được gọi với cái tên Christmas, trong đó Christ là tước hiệu của Chúa Jessu và Mas được hiểu là thánh lễ.

Ở Việt Nam, dù không chính thức nhưng Giáng sinh dần dần được coi như một ngày lễ chung, thường được tổ chức vào tối 24 và kéo sang ngày 25 tháng 12. Trong những ngày này, cây thông Nôel được trang trí ở nhiều nơi bằng cây thật hay thông nhân tạo làm bằng nhựa. Trên cây, người ta thường treo các đồ trang trí nhiều loại nhưng thường có những cặp chuông, dây giả tuyết, những chiếc ủng, các gói quà tượng trưng và đèn trang trí giống như các nước phương Tây… mọi người tham dự lễ hội để biết, để hoà nhập và để tận hưởng những nét văn hoá đẹp chứ không nhất thiết để phục vụ nhu cầu tâm linh.

2. Ý nghĩa của việc tổ chức giáng sinh trong công ty

Trước hết, đối với những người theo Đạo Thiên Chúa, ngày lễ giáng sinh chính là dịp để họ tưởng nhớ đến Đức Jesus, cầu nguyện và mong ước được Chúa che chở và mang đến cho trần thế sự an lành, hạnh phúc.

Ngoài ra, giáng sinh là dịp để mọi người trong gia đình quây quần sum họp bên nhau, gửi tặng nhau những lời chúc và những món quà ý nghĩa. Đặc biệt, trẻ em rất háo hức đón giáng sinh. Bởi chúng tin rằng vào ngày này sẽ được ông già noel tặng quà.

Đối với các doanh nghiệp, họ nhanh chóng bắt nhịp với xu thế và thường sẽ tổ chức một bữa tiệc trong công ty nhằm tổng kết lại một năm hoạt động. Đây cũng là khoảng thời gian thích hợp để các thành viên quây quần, giao lưu, chia sẻ với nhau và cũng là cơ hội để ban lãnh đạo bày tỏ sự tri ân sâu sắc đến các nhân viên đã đóng góp cho công ty của mình.

3. Quy trình tổ chức sự kiện giáng sinh cho doanh nghiệp

Trước hết, đối với những người theo Đạo Thiên Chúa, ngày lễ giáng sinh chính là dịp để họ tưởng nhớ đến Đức Jesus, cầu nguyện và mong ước được Chúa che chở và mang đến cho trần thế sự an lành, hạnh phúc.

Ngoài ra, giáng sinh là dịp để mọi người trong gia đình quây quần sum họp bên nhau, gửi tặng nhau những lời chúc và những món quà ý nghĩa. Đặc biệt, trẻ em rất háo hức đón giáng sinh. Bởi chúng tin rằng vào ngày này sẽ được ông già noel tặng quà.

Đối với các doanh nghiệp, họ nhanh chóng bắt nhịp với xu thế và thường sẽ tổ chức một bữa tiệc trong công ty nhằm tổng kết lại một năm hoạt động. Đây cũng là khoảng thời gian thích hợp để các thành viên quây quần, giao lưu, chia sẻ với nhau và cũng là cơ hội để ban lãnh đạo bày tỏ sự tri ân sâu sắc đến các nhân viên đã đóng góp cho công ty của mình.

Thông thường, quy trình tổ chức sự kiện giáng sinh cho công ty bao gồm 4 bước chính sau:

3.1. Dự trù ngân sách

Để tổ chức bất kỳ sự kiện nào, ngân sách luôn là yếu tổ then chốt và cần phải được làm rõ từ ngay khâu đầu tiên.

Cần xác định số tiền dự kiến sẽ chi bao nhiêu cho buổi tiệc, từ đó mới lên kế hoạch và ý tưởng về mọi thứ từ việc thuê địa điểm, xác định quy mô chương trình, đồ ăn và quà tặng cho khách mời tham dự.…Ngân sách phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: quy mô, mục tiêu công ty đặt ra cũng như mong đợi của ban lãnh đạo về sự kiện giáng sinh. Hãy tính toán các hạng mục chi tiết để phân bổ chi phí sao cho cân đối và tối ưu hóa ngân sách cho sự kiện.

 

Bên cạnh đó,nên dành một khoản nhỏ trong ngân sách làm chi phí dự phòng. Bất kỳ sự kiện dù quy mô nhỏ hay lớn đều khó tránh khỏi chi phí phát sinh khi những bất ngờ và rủi ro xảy đến.

 

3.2. Lựa chọn địa điểm

Một địa điểm phù hợp sẽ được chọn dựa tiêu chí về quy mô, mục đích hướng đến, ngân sách sự kiện.

Để có một địa điểm tổ chức ưng ý nhất, hãy lưu ý một số vấn đề như địa chỉ có dễ tìm không, gần hay xa trung tâm, điều kiện giao thông, sức chứa của bãi đậu xe, các dịch vụ tiện ích kèm theo,.. Ngoài ra, Chọn lựa và liên hệ với bên cho thuê địa điểm càng sớm càng tốt để đa dạng sự lựa chọn hơn.

 

3.3. Lên ý tưởng, kịch bản tổ chức chương trình 

Ý tưởng là yếu tố cốt lõi và ảnh hưởng lớn đến sự thành công cũng như tính độc đáo của sự kiện. Hãy đảm bảo ý tưởng bạn thể hiện rõ được mục đích tổ chức sự kiện giáng sinh là gì để có thể xây dựng ý tưởng mà không đi lệch hướng.

Một số ý tưởng tổ chức giáng sinh độc đáo cho công ty:

Doanh nghiệp muốn quảng bá thương hiệu của mình thì có thể tổ chức tiệc giáng sinh từ thiện.

Kết hợp giữa tiệc giáng sinh và tiệc cuối năm để tạo thành buổi lễ tri ân.

Ý tưởng tiệc giáng sinh cũng có thể đơn thuần là để vui chơi, giải trí…

 

Sau khi có ý tưởng chủ đạo, bạn hoàn toàn có thể dựa vào đó để xây dựng một kịch bản chi tiết bao gồm kịch bản khung chương trình ( nội dung chính trong chương trình), kịch bản MC ( MC script) , kịch bản kĩ thuật ( âm thanh, ánh sáng,…).

Ngoài ra, người lên kịch bản chương trình cần phải chuẩn bị những phương án dự phòng để xử lý kịp thời nếu có sự cố xảy ra trong khâu tổ chức.

 

3.4. Triển khai thực hiện công việc

Bước cuối cùng trong quy trình tổ chức giáng sinh phải là tiến hành triển khai các công việc cần làm. Được chia thành ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện để dễ dàng thực hiện và giám sát các công việc một cách cụ thể nhất, tránh sơ suất làm ảnh hưởng trực tiếp đến buổi lễ.

 

 Giai đoạn trước buổi lễ giáng sinh

 

  • Lên danh sách các trò chơi trong chương trình
  • Chuẩn bị quà tặng cho các khách mời
  • Thiết kế và thi công sân khấu tổ chức
  • Trang trí hội trường, khu vực tổ chức lễ giáng sinh
  • Lựa chọn nhân sự MC, ca sĩ, nhóm nhảy biểu diễn trong chương trình
  • Lắp đặt thiết bị âm thanh, ánh sáng sử dụng cho sự kiện
  • Tổng duyệt chương trình

 

Giai đoạn trong buổi lễ giáng sinh

  • Chuẩn bị thực đơn, tiệc
  • Giám sát chương trình, đảm bảo các tiết mục diễn ra đúng kế hoạch
  • Hỗ trợ khách mời trong quá trình diễn ra buổi lễ
  • Cuối chương trình gửi quà tặng cho các khách mời tham dự

 

Giai đoạn sau buổi lễ giáng sinh

  • Dọn dẹp hiện trường, tháo dỡ thiết bị, sân khấu
  • Tổng kết lại các hoạt động, rút kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo

Lợi ích của doanh nghiệp khi lựa chọn đơn vị tổ chức chuyên nghiệp cho sự kiện giáng sinh 

Không phải lúc nào việc nội bộ nhân viên tự tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp cũng tiết kiệm được chi phí tổ chức. Dưới đây là những lý do tại sao các công ty nên tìm đến các đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện:

 

Chuyên nghiệp – Chất lượng

Với nguồn nhân lực được đào tạo chuyên sâu, đơn vị tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn hoàn thành sự kiện từ A – Z với một quy trình tổ chức sự kiện được lên sẵn và giao lại cho các bộ phận khác nhau để lên concept, dựng kịch bản, chạy chương trình. Đảm bảo sự kiện luôn diễn ra theo đúng kế hoạch và lường trước được tất cả các rủi ro có thể xảy ra để đảm bảo chất lượng chương trình luôn ở mức tốt nhất.

 

Tiết kiệm sức lực cho doanh nghiệp

 

Nhân viên trong Công ty luôn phải đảm nhiệm các công việc chuyên môn riêng , thường đã rất bận rộn và áp lực. Việc họ phải bỏ ra thêm thời gian để chuẩn bị cho sự kiện là điều rất mệt mỏi, vừa khiến tiến độ công việc chính bị chậm lại, kết quả giảm sút vừa dễ khiến sự kiện tự tổ chức gặp nhiều rủi ro. 

Vì thế, khi giao lại việc tổ chức cho công ty sự kiện, doanh nghiệp vừa tiết kiệm sức lực đồng thời giúp nhân viên tập trung hoàn thành công việc đúng thời điểm, nâng cao chất lượng. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu và ý tưởng cần thiết cho sự kiện, việc còn lại sẽ được công ty sự kiện thực hiện.

 

Tiết kiệm chi phí

Các đơn vị tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, dễ dàng tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi. Đồng thời, vì họ hiểu về phần cứng của sự kiện (Màn hình, thiết bị âm thanh, ánh sáng, đạo cụ,…) sẽ giúp doanh nghiệp được trải nghiệm chương trình chất lượng cao mà không phải lo về vấn đề bị thách giá.

 

Quảng bá hình ảnh

Việc quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp đến với công chúng sẽ được dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đảm bảo nhờ đội ngũ marketing lành nghề.

 

Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời

Với kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương pháp để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kế hoạch định sẵn và hoàn hảo nhất.

 

VietFire là một trong số những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh với bề dày kinh nghiệm  tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp. Chúng tôi sẽ đồng hành cùng bạn:

  • Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.
  • Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.
  • Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.
  • MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.
  • Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.
  • Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.
  • Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.
  • Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.
  • Mọi lời nói đều được thể hiện bằng việc làm thực tế và hiệu quả mang lại là sự thành công trong chương trình của bạn. Nếu bạn đang băn khoăn lựa chọn đơn vị để tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp của mình, hãy để vietfire đem đến cho bạn những giá trị thiết thực nhất, tạo nên một buổi tiệc cuối năm thành công, đáng nhớ. Và giúp bạn có những trải nghiệm trên cả tuyệt vời.