TỔ CHỨC LỄ KHAI TRƯƠNG CHUYÊN NGHIỆP

Lễ khai trương được xem như một cột mốc đánh dấu bước khởi đầu cho quá trình kinh doanh và có ý nghĩa quan trọng trong sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Hãy cùng VietFire tìm hiểu về cách tổ chức lễ khai trương vừa chuyên nghiệp vừa ấn tượng cho các doanh nghiệp nhé!

Lễ Khai Trương là gì?

Lễ khai trương, tiếng anh gọi là Grand opening, là một khái niệm quen thuộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực kinh doanh. Đây được hiểu là hoạt động ra mắt cửa hàng, chi nhánh mới nhằm mục đích kinh doanh buôn bán. Bên cạnh đó, sự kiện này là cột mốc đánh dấu ngày đầu tiên hoạt động của một công ty.

Tầm quan trọng của buổi lễ khai trương

  • Đây là cột mốc đánh dấu sự ra mắt, quảng bá hình ảnh của thương hiệu mới hay một doanh nghiệp trên thị trường 

Bước đầu tiên đánh dấu hoạt động của một thương hiệu hay một nghiệp đoàn chính là Lễ Khai Trương. Cũng giống như một con người khi chào đời được đặt tên và làm giấy khai sinh, lễ khai trương được mọi doanh nghiệp – bất kể quy mô hay số lượng, đặc biệt xem trọng. Sự kiện này mang tới niềm tin và hy vọng về sự phát triển thuận lợi của đơn vị trong tương lai. 

Ở một khía cạnh khác, theo tín ngưỡng tâm linh của người Việt, tổ chức lễ khai trương là một hình thức xin phép thần linh để hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ.

 

  • Quảng bá sản phẩm, hình ảnh thương hiệu của công ty

Thông qua Lễ Khai Trương, một thương hiệu hay doanh nghiệp tạo ra “ấn tượng đầu tiên”, thiết lập những cảm tình ban đầu nhằm dẫn dắt công chúng, giúp khách hàng nhận diện và biết tới dịch vụ hay sản phẩm của mình.

Cũng nhờ hoạt động truyền thông qua Lễ Khai Trương, một thương hiệu hay doanh nghiệp chuyển tải đi hình ảnh của mình, tạo thêm các mối quan hệ tiềm năng và thu hút khách hàng hiệu quả.

 

  • Tăng khả năng nhận diện thương hiệu và tiếp cận gần hơn các đối tác, đối tượng khách hàng tiềm năng

 Sự kiện khai trương là một công cụ truyền thông hiệu quả, không những thu hút khách hàng mà còn là cơ hội để các nhà đầu tư “ tìm mặt gửi vàng” khi có định hướng sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp sau này.

Quy trình để tổ chức một lễ khai trương chuyên nghiệp

1. Xác định mục tiêu, đối tượng mục tiêu và thông điệp chương trình

  • Xác định mục tiêu

Đưa ra được mục tiêu mà doanh nghiệp muốn hướng tới là bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện. Từ đó sẽ dựa trên mục đích chính để triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút nhiều khách hàng biết đến. Đa số các doanh nghiệp tổ chức sự kiện khai trương đều hướng đến mục đích chính là giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm, dịch vụ của mình đến các khách hàng. Đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh sản xuất trong tương lai.

 

  • Đối tượng hướng đến và thông điệp truyền tải

Việc xác định mục tiêu cũng gắn liền với việc xác định đối tượng mà các công ty muốn hướng đến thông qua sự kiện.

Cần làm rõ và chi tiết đối tượng mục tiêu của công ty, doanh nghiệp dựa trên các tiêu chí như độ tuổi, giới tính, hành vi, thu nhập, thói quen và sở thích của họ. Từ đó đưa ra một số phương pháp hoặc xây dựng một chiến dịch tiếp cận phù hợp với từng đối tượng. 

Thứ hai, cần phải làm rõ thông điệp muốn truyền tải vì nó thuộc về mặt ý nghĩa, nội dung của buổi lễ. Hãy thể hiện thông điệp một cách đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu.

 

2. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức lễ khai trương

  • Địa điểm 

Cần phải đi khảo sát địa điểm tổ chức để kiểm tra, đánh giá được điều kiện cơ sở và không gian tổ chức có phù hợp với quy mô của sự kiện, điều kiện tài chính của công ty hay không.

  • Thời gian

Bên cạnh việc lựa chọn địa điểm thì thời gian cũng là một yếu tố quan trọng không kém. Quý công ty nên lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện khai trương sao cho có thể thu hút được nhiều người đến tham dự nhất.

Bên cạnh đó, theo quan niệm cha ông từ xưa, việc lựa chọn ngày, giờ đẹp để khai trương sẽ giúp cho việc kinh doanh sau này của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ và phát đạt. Do vậy, công ty có thể thuê dịch vụ phong thùy, dùng lịch để xem ngày tốt, ngày đẹp, tránh những ngày xấu, kiêng kị để buổi khai trương diễn ra thuận lợi.

 

3. Lên kế hoạch truyền thông

Để tiếp cận và thu hút được nhiều đối tượng khách hàng khác nhau thì các hoạt động marketing là vô cùng cần thiết. Đẩy mạnh truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy thương hiệu phát triển và tăng doanh thu cho doanh nghiệp. Có thể truyền thông bằng cách thiết lập 1 event trên các trang mạng xã hội và quảng bá; Đầu tư cho báo chí và truyền thông; Hợp tác với những người nổi tiếng có khả năng định hướng người tiêu dùng; Tạo các ưu đãi thu hút người tiêu dùng và khách mời.

Tùy vào quy mô của sự kiện khai trương ,doanh nghiệp sẽ chọn lựa các cách thức phù hợp mang lại hiệu quả truyền thông tốt nhất.

 

4. Lên kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Dưới đây là các hạng mục cần chuẩn bị cho buổi lễ khai trương:

  • Thiết kế 2D, 3D

Hình ảnh đẹp là ấn tượng ban đầu, góp phần tạo sự hứng thú và tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp. Việc thiết kế hình ảnh đẹp mang tính thẩm mỹ và nghệ thuật dựa theo chủ đề của doanh nghiệp  giúp buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn phong cách riêng biệt của doanh nghiệp.

 

  • Lập danh sách khách mời và gửi thiệp mời

Xác định đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới để lựa chọn khách mời phù hợp với buổi lễ khai trương. Chuẩn bị thiệp mời và các công việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo nhất góp phần tạo thiện cảm lớn cho khách mời.

 

  • Chuẩn bị các trang thiết bị cần thiết cho buổi lễ khai trương

 

– Hệ thống âm thanh, ánh sáng tương ứng, phù hợp với số lượng khách mời tham dự.

– Bộ nhận diện như backdrop, banner, standee,…theo kích thước yêu cầu.

– Hoa tươi, cột barie, pháo điện, pháo giấy sử dụng để trang trí sân khấu.

– Bộ cắt băng khai trương gồm: khay, kéo, băng đỏ và hoa cài.

– Hòm bốc thăm phục vụ cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.

– Tiệc mặn hoặc tiệc ngọt, đồ uống cho các khách mời tham dự.

– Quà tặng cho các khách mời tham dự buổi lễ.

 

  • Thi công, trang trí sự kiện 

Chuẩn bị kĩ các hạng mục thi công trước khi diễn ra sự kiện vô cùng quan trọng, nên chia nhỏ các khu vực set up để dễ giám sát như khu vực lối vào sự kiện, sân khấu chính, khu vực đón khách, khu vực diễn ra lễ khai trương, khu trưng bày sản phẩm.

 

5. Triển khai sự kiện lễ khai trương

Thông thường, một sự kiện khai trương sẽ được thực hiện theo từng bước cụ thể như sau:

– Tiến hành lễ cúng khai trương

– Đón đại biểu, khách mời

– Giới thiệu về công ty, doanh nghiệp sở hữu công trình, dự án được khai trương

– Giới thiệu đội ngũ nhân sự

– Bài phát biểu đại diện cả bên phía công ty lẫn phía khách mời

– Cắt băng khai trương cửa hàng

– Nếu chọn hình thức tổ chức khai trương là ăn uống thì sẽ đến phần khai tiệc

– Lời cảm ơn của công ty gửi đến các đại biểu, khách mời

 

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện lễ khai trương chi tiết mà VietFire muốn chia sẻ cho quý công ty để có thể tổ chức một chương trình khai trương thành công và hoàn hảo nhất.

 

Là một trong số những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội và Tp.Hồ Chí Minh với bề dày kinh nghiệm  tổ chức các sự kiện lớn nhỏ cùng đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, chúng tôi đồng hành cùng bạn để mang đến một lễ khai trương thành công mỹ mãn cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với VietFire để:

  • Tư vấn miễn phí và lựa chọn địa điểm phù hợp với khách hàng.
  • Thiết kế ý tưởng, kịch bản phù hợp cam kết đem đến ấn tượng và dấu ấn cho chương trình.
  • Đảm bảo các hạng mục theo đúng kịch bản.
  • MC chuyên nghiệp, dẫn dắt game show xuyên suốt chương trình.
  • Hỗ trợ thuê âm thanh, ánh sáng, màn hình Led, backdrop cho sân khấu, không gian sự kiện.
  • Chuẩn bị quà, vinh danh trao thưởng cho chương trình.
  • Hỗ trợ thi công, tháo lắp các hạng mục sự kiện.
  • Tư vấn trực tiếp, trình bày phương án, khả thi theo yêu cầu khách hàng.